Sitzungen effektiv gestalten vom 27.04.2020
Arbeitszeit ist eine der wichtigsten Ressourcen für den Erfolg von Organisationen. Sitzungen fressen Arbeitszeit, sind jedoch notwendig für die Koordination und Abstimmung sowie die gemeinsame Entscheidungs- und Lösungsfindung. Eine in jeder Organisation bestehende Herausforderung ist der effektive Einsatz von Sitzungen. Dies meint einerseits die übergeordneten Fragen, wann, zu welchem Thema und mit welchem Ziel mit wem gesessen wird. Zudem müssen Sitzungen durchgeführt werden: Ermöglicht die Sitzungsgestaltung das Erreichen ihrer Ziele wie Information, Entscheidungsfindung oder die Suche nach Lösungen?
Eine ineffiziente Sitzungspraxis kann sich in vielen Problemen äußern: In ausufernden Zusammenkünften, nicht eingehaltenen oder fehlenden Ergebnissen, schleppende Gesprächsverläufen etc. Wenn das Einberufen von bzw. die Einladung zu einem Meeting mit einem unguten Gefühl verbunden ist, scheint ein Problem mit der Sitzungskultur vorzuliegen. Was kann dagegen getan werden?
Auf übergeordneter Ebene, der Makroebene, muss geklärt werden, welche Sitzungen für wen in welcher Frequenz notwendig sind. Die Unterscheidung von Teammeetings zur Arbeitskoordination, von Informationsveranstaltungen sowie von Perspektivtreffen zur Bestimmung von Lösungswegen und Entwicklungszielen kann helfen. Sind diese Fragen in Ihrer Organisation transparent geregelt? Eine interne "Meeting-Typologie" kann einen klaren Umgang dafür befördern. Dies gibt auch Ihren Mitarbeiter*innen Orientierung. Und das ist eine Grundlage für gute Arbeitsergebnisse und hohe Motivation.
Der beste Plan kann in der Sitzung in sich zusammenfallen, wenn Gruppenprozesse nicht gut moderiert, Informationen nicht ausreichend aufbereitet, Teilnehmer*innen nicht abgeholt sind. Auf der Mikroebene bieten Sitzungen viel Gestaltungsspielraum. Dies beinhaltet einfache Moderationsregeln genauso wie die Vor- und Aufbereitung von wichtigen Informationen, die Dokumentation von Ergebnissen und Entscheidungen sowie festgelegte Kommunikationsregeln.
All das sind mögliche Stellschrauben, um die Zusammenarbeit in Ihrem Team und Ihrer Organisation wertschätzend, zufriedenstellend und effektiv zu gestalten. Für eine gemeinsame Durchsicht Ihres Sitzungsalltags sprechen Sie mich an.