Ziel und Ablauf von Organisationsberatung vom 16.01.2020

Ziel und Ablauf von Organisationsberatung

In diesem Artikel gebe ich noch Informationen zu Inhalten und Ablauf von Organisationsberatung. Ernst gemeinte Organisationsberatung bedeutet extern begleitete Organisationsentwicklung. Sie zielt auf Klarheit in der Praxis - in Abläufen, Zielen, im Auftrag, den Zuständigkeiten und Erwartungen. Es geht darum, die gemeinsame Arbeitsgrundlage in einer Organisation zu schärfen und zu justieren.

Zu was ich berate
Es gibt vielfältige Anlässe für den Start eines Beratungsprozesses: hohe Kündigungsraten, Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden, Unzufriedenheit bei Kunden bzw. Klienten, Legitimationsprobleme bei den Mittelgebern, Konflikte zwischen Personen oder Abteilungen, dauerhafter Stress auf der Führungsebene oder fest steckende Änderungsprozesse sind einige Beispiele. Ebenso vielfältig sind die möglichen Ursachen: Fehlende strategische Ausrichtung, widersprüchliche oder unklare Anforderungen, ineffiziente Sitzungen, nicht-wertschätzende Kommunikationskultur, fehlende Anerkennung etc.

Die Beratung startet entweder mit konkreten Veränderungs- oder Klärungszielen in den Bereichen Strategieentwicklung, Organisationskultur, Prozess- oder Change-Management. Oder sie startet mit einem Problem, mit dem die Menschen an der Oberfläche zu kämpfen haben, dessen Ursachen aber meist auf einer tiefere Ebene liegen. Dabei erfüllt die Beratung zwei Funktionen: Einerseits erhöht sie das Problembewusstsein und klärt die sozialen, psychologischen und organisationellen Zusammenhänge, in denen das jeweilige Problem entsteht und wirkt. Sie zielt schlussendlich auf die Aufhebung des Problems in der Praxis innerhalb der Organisation.

Ein anderer Startpunkt liegt bei konkreten Änderungswünschen

Ablauf einer Beratung
Daraus leiten sich vier Phasen ab, die in einer Beratung durchlaufen werden. Diese Darstellung vereinfacht auf einen idealtypischen Beratungsprozess. Reale Beratungs- bzw. Entwicklungsprojekten zeichnen sich meist durch iterative Schleifen aus, in denen die Grenzen zwischen Phase zwei und drei flüssig sind.

  1. In der Auftragsklärung bestimmen Auftraggeber und Berater, ggf. also Sie und ich, das Anliegen. Was ist Ihr Ziel oder Änderungsinteresse? Wie funktioniert die Zusammenarbeit? Welche weiteren Informationen sind für die Bearbeitung wichtig?
    Der Kick off bezeichnet den offiziellen Start einer Beratung. Er symbolisiert den Start der Projektzusammenarbeit, also der Beratungsbeziehung, und den Änderungswunsch der Organisation. Er sollte innerhalb der Organisation angemessen kommuniziert werden.
  2. Für die Problemanalyse werden weiterführende Daten und Perspektiven aus der Organisation bzw. dem betroffenen Teilbereich gesammelt. Dies geschieht bspw. über Workshops, Befragungen, Beobachtungen, die Analyse von Stakeholdern oder Kennzahlen. Ziel der Analyse ist die Entwicklung von Handlungsalternativen.
  3. In der Lösungsphase werden diese Handlungsalternativen vorgestellt, eingeführt und ausprobiert. Je nach Tiefe, Reichweite und Qualität der Veränderung erfordert dies unterschiedlichen Zeit- und Kommunikationsaufwand. Hier müssen alle Betroffenen nicht nur von den Veränderungen erfahren, sondern sie mittragen und umsetzen. Ein breiter Rückhalt ist dabei auch von der Beteiligung und der Kommunikation mit allen Beteiligten und ggf. den Betroffenen während des Projektverlaufs abhängig.
    Phase zwei und drei sind in der Praxis oft nicht in dem hier beschriebenen Maße getrennt. Stattdessen wechseln sich Analyse und Testen von Alternativen gerade in partizipativen und komplexen Prozessen ab.
  4. Einen erfolgreicher Abschluss besteht, wenn in der Organisation ein Verfahren etabliert wurde, bei dem das ursprüngliche Problem nicht mehr auftaucht oder dafür ein Umgang etabliert wurde. Wichtig für den Abschluss ist die Anerkennung des gemeinsam vollbrachten Wegs.

Wen ich berate
Auftraggeber einer Beratung sind meist die offiziellen Gestalter*innen einer Organisation: die Führungsebene. Diese ist selber Teil eines komplexen sozialen Gebildes (nämlich ihrer Organisation), was den differenzierten Blick auf die eigene Situation erschwert. Daraus erklärt sich der Nutzen einer (externen) Beratung. In der Organisationsberatung arbeite ich mit der Führungsebene bspw. zu Themen wie Entscheidungsfindung, Führungsverständnis und -verhalten sowie Kommunikation.

Organisationsentwicklung bedeutet zudem die Arbeit mit "dem ganzen System", also mit der ganzen Organisation, einer Abteilung oder einem Team. Dies erhöht den Aufwand des Beratungsprozesses, kann aber notwendig sein um (a) mehr Informationen und Perspektiven auf ein Problem einzuholen oder (b) um Veränderungen in der Breite zu etablieren.

Methoden
Die Methodenauswahl hängt von unterschiedlichen Variablen ab. Zusammengefasst: Mit wem soll zu was gearbeitet werden? Auch die Phase des Beratungsprozesses hat Einfluss auf die Methodenwahl, da sie unterschiedliche Funktionen erfüllen müssen. Um Informationen zu sammeln oder Perspektiven und Positionen zu klären, bedarf es eines anderen Vorgehens als, um (gemeinsam) Lösungen zu entwickeln oder abzustimmen. Auch hier sind Fragen der Organisationskultur und der geplanten Beteiligung entscheidend: Dominiert ein "top down"-Management oder arbeitet man mit flachen Entscheidungsstrukturen? Wer ist betroffen und muss im Lösungsprozess mitgenommen werden? Wer wird von Entscheidungen in seiner zukünftigen Arbeit betroffen sein?

Zentral ist die Zusammenarbeit in Einzel- und Teamberatungen. Dafür ist mindestens eine feste Person oder ein Projektteam verantwortlich für die Umsetzung des Entwicklungsprozesses in der Organisation. Darüber hinaus bieten sich weitere Methoden je nach Beratungsphase und -ziel an. Zur Orientierung finden Sie hier eine schematische Übersicht:

  • Methoden mit dem Schwerpunkt Analyse und Ursachenforschung:
    • Interviews helfen gezielt Informationen und Perspektiven von ausgesuchten Akteuren zu beschaffen. Sie können auch in Gruppen erfolgen.
    • Befragungen, ggf. über Fragebögen, zielen auf eine Rückmeldungen von einer möglichst großen Zahl von Mitarbeitern, meist zu einem klar gefassten Befragungsgegenstand.
    • Beobachtungen bieten dem Beratenden einen Einblick in die Abläufe innerhalb einer Organisation.
    • Kennzahlenanalysen bieten eine klare Datenlage zu spezifischen Bereichen der Organisation.
  • Methoden mit dem Schwerpunkt Lösungsfindung, Austausch, Entwicklung:
    • In Gruppendiskussionen können Informationen, Zwischenergebnisse oder Lösungsvorschläge vorgestellt, auf ihre Tauglichkeit geprüft und weiterentwickelt werden.
    • Workshops helfen, Menschen für eine Sache zu gewinnen, Informationen zu teilen, Lösungen zu erarbeiten und zu implementieren.
    • Workshops in Großgruppen funktionieren wie kleine Workshops, benötigen jedoch auf die Großgruppe abgestimmte Verfahren bspw. um Zwischenergebnisse zu teilen oder Meinungsabfragen zu erstellen.